Quand vous arrivez à une réunion, avez-vous l’impression d’entrer dans un trou noir (vous savez où il commence mais pas où ça finit)? Dormez-vous pendant une partie (ou la totalité) de ces réunions? Avez-vous l’impression de réentendre tout ce qui s’est dit à la dernière réunion? Saignez–vous du nez en en sortant (dû à l’inaction forcée ou aux inanités entendues)? Si oui, vous devez faire partie de ce client sur trois, parmi mes contacts et clients, qui  est d’avis que les réunions auxquelles il participe sont inutiles, trop longues ou improductives.

Bien que reconnues comme une méthode éprouvée de coordination, de consultation et de gestion, les réunions sont trop souvent gérées n’importe comment, pour ne pas dire… pas du tout. Elles souffrent de problèmes graves avant, pendant et après leur tenue.

AVANT 

Le premier problème est qu’on se questionne trop peu avant d’organiser une réunion; on dit tout simplement à notre adjointe de la mettre à l’agenda, ou on envoie un courriel aux victimes.

Pourquoi faire cette réunion? Voilà la question qui peut vous sauver le plus de temps. Ne tenez jamais de réunion s ce n’est que pour transmettre de l’information; c’est l’approche la plus dispendieuse et la moins efficace (parce qu’elle ne laisse pas à chacun le choix du moment le plus propice pour l’assimiler). Sauf dans les cas où de l’information de nature délicate doit être transmise ou doit être transmise simultanément (e.g. des mises à pied ou une fusion). D’ailleurs, assurez-vous que tous les participants reçoivent toute l’information nécessaire avant la réunion; ça vous évitera de perdre la première moitié de la réunion à faire de la lecture en groupe.

PENDANT

Le déroulement de la réunion lui-même peut souffrir d’une demi-douzaine de virus:

1. Combien de fois avez-vous subi une réunion sans ordre du jour? Quelle belle façon de s’assurer qu’il s’y passera un peu n’importe quoi! 

2. Ou, à l’autre extrême, il y a un agenda… en 68 points!.Évidemment on n’arrive jamais à dépasser le point 14. L’avantage est  la grande familiarité de tous avec l’ordre du jour aux réunions suivantes… et ce sentiment diffus de déjà vu.

3. La réunion vue comme sport de groupe. Allez, on invite tout le monde et son voisin (on ne sait jamais, il pourrait avoir une idée  à contribuer). Ou encore des gens insistent pour y être (ou s’invitent carrément): dans certaines entreprises la participation à certains comités est un symbole de statut.

4. Puis, c’est la course d’autos tamponneuses: tout le monde part dans toutes les directions et personne ne contrôle le trafic. Les verbomoteurs s’en donnent à cœur joie, les taciturnes s’endorment, les négatifs critiquent tout, les clowns grimpent aux rideaux; quant aux autres, ils font du Blackberry. Et, ah oui, la moitié des participants arrivent en retard.

5. L’indiscipline règne en maître. Tout le monde interrompt tout le monde et au moins trois conversations se tiennent en parallèle.

6. Les conditions matérielles laissent à désirer: mobilier inconfortable, technologies dépassées et/ou équipement défectueux.

Tout cela vous rappelle des souvenirs pénibles?  

APRÈS

Bon, vous avez survécu et la réunion est terminée. Que se passe-t-il après? Tirerez-vous quelques bénéfices de votre vaillante participation? Eh bien, trop souvent non ou, à tout le moins, trop peu.

Parfois on ne vous fera même pas la grâce de vous remettre des minutes de la réunion (évidemment, dans les pires cas, il n’y a vraiment rien à documenter); ou on vous les enverra tellement longtemps après que tout le monde aura oublié le sujet de la rencontre.

Si vous voulez que vos réunions servent à quelque chose, assurez-vous de faire les trois choses suivantes: prenez des décisions et identifiez des actions précises; assignez-en la responsabilité à quelqu’un; faites un suivi. Simple? Pourtant combien de réunions auxquelles vous avez assisté se qualifieraient?

Quelques trucs utiles

Le sujet est tellement brûlant que de nombreux livres ont été écrits, les experts abondent et il y a même des organisations professionnelles qui les regroupent.

Ils constituent tous de bonnes sources d’information et de trucs utiles. Parmi les plus répondus on trouve:

» Tenez vos réunions tôt le matin et en milieu de semaine; tout le monde sera plus en forme et performant.

» Ne vous en tenez qu’aux participants essentiels et assurez-vous que tous participent activement.

» Ne dépassez pas 90-120 minutes; après, la perte d’efficience est exponentielle. Si votre groupe a de la difficulté à se tenir à cet horaire, tenez vos réunions debout, ça va se placer.

» Faites des pauses et prévoyez du temps après pour le réseautage.

» Imposez des pénalités aux retardataires (e.g. une contribution au Fonds de Noël ou au café).

Toutefois, le conseil qui m’apparaît le plus utile concerne l’utilisation de votre temps de réunion:

» Réservez le plus de temps et en priorité aux décisions à prendre.

» En deuxième, consacrez votre temps aux discussions nécessaires pour arriver à des décisions.

» En tout dernier lieu ,et seulement si vous n’avez pas d’autres moyens de le faire, transmettez de l’information.

BONNE RÉUNION!

 Source:  Meeting Professionals International, Actualisation, Institut de gestion du temps, La Presse